Le attività di analisi dei processi documentali riguardano l’individuazione del rapporto esistente tra ciascun documento e il relativo procedimento consentendo la corretta registrazione di protocollo, l’assegnazione, la classificazione, la fascicolazione, il reperimento e la conservazione dei documenti informatici.

L’analisi dei flussi documentali evidenzia le eventuali criticità nella formazione, nella gestione e nella trasmissione della documentazione tra le varie unità organizzative dell’Ente e/o l’esterno ed è in tal senso propedeutica alla reingegnerizzazione dei processi della documentazione amministrativa.

Nel Testo Unico sulla documentazione amministrativa, il D.P.R. 445/2000, agli artt.64-65, la funzione di gestione dei flussi documentali è collegata ad un più efficace utilizzo dei sistemi informativi, al potenziamento dell‘efficacia dell’azione amministrativa individuando con precisione e rapidità il legame esistente tra ciascun documento, il fascicolo e il singolo procedimento di cui fa parte.


La dematerializzazione dei processi documentali costituisce obbligo normativo ed è stata avviata dal CNR con diversi strumenti come descritto nella circolare CNR n. 37/2014 e nella Direttiva del novembre 2016 "Indicazioni operative in merito agli obblighi di dematerializzazione degli atti amministrativi delle PA".

 

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