Il sistema di protocollazione garantisce l’operazione di registrazione di protocollo e gestisce tutto il flusso dei documenti in entrata, in uscita e interno.
La gestione del protocollo si basa su un modello organizzativo di tipo distribuito (delibera n. 57/2004 e successiva circolare n. 29/2008) con oltre 100 aree organizzative omogenee (AOO), assicurando una gestione coordinata dei documenti e criteri uniformi di protocollazione come previsto dalla legge.

Il sistema di protocollo informatico è stato inaugurato l’8 settembre 2005 per l’AOO dell’Amministrazione centrale e è stato progressivamente esteso e applicato a tutte le altre strutture dell’Ente. Il volume della documentazione gestito ammonta a circa 100.000 documenti all’anno per l’AOO dell’Amministrazione centrale e a 180.000 per le AOO della rete scientifica. La quasi totalità della documentazione amministrativa viene trattata con applicazione informatica.

Le abilitazioni alle funzioni di protocollazione sono autorizzate previa richiesta alla Struttura che ha anche il compito di vigilare sulla corretta esecuzione delle attività di protocollo. Attualmente è in corso la migrazione dal sistema in uso al nuovo sistema di protocollazione.

Il Responsabile della SPR Ge.Doc. è il Responsabile della Gestione Documentale ai sensi dell’art. 3 del D.P.C.M. 3 dicembre 2013 ed ha il compito di garantire il buon funzionamento degli strumenti e dell'organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi.

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